Externalisation de la paie

Pas si cher, et sans risque !

Il existe trois principales options de gestion de paie : l'externalisation auprès d'un spécialiste, le faire en interne en achetant un logiciel de paie, et une solution intermédiaire en ASP via internet. 

Principe de l'externalisation de la paie

Vous ne vous occupez de rien : un prestataire externe assure à votre place la gestion de paie des salariés avec les données que vous lui transmettez tous les mois.

C'est très simple :

• Vous communiquez chaque mois vos variables par mail ou par fax (nombre de jours de vacances, changement de salaires, toutes les variables : absences justifiée au non, nombre de tickets restaurant, évolution tarif carte orange...).
• Puis votre prestataire en externalisation de paie vous envoie sous 24 à 48 H vos différents éléments de paie par courrier, par coursier ou par mail sous format PDF.
• Vous n'avez plus qu'à les imprimer et procéder au paiement par virement ou chèque.

Le prestataire prend en charge les différentes formalités, déclarations et calculs de charges :

• Bulletin de paie et livre de paie.
• Les déclarations sociales à toutes les caisses (DUCS).
• L'état résumé des cotisations et des réductions, les états relatifs au départ d'un salarié (solde de tout compte, certificat de travail, attestation ASSEDIC), à la maladie, accident de travail et maternité, les écritures comptables, les états des virements et les états de fin d'année.
• Les déclarations Urssaf, Assedic, taxe apprentissage, formation...

Le prix de l'externalisation de la paie

Externaliser la paie peut être une solution économique notamment si vous avez moins de 25 salariés.

En effet, 25 bulletins à 20€ = 500€ par mois, c'est moins que ce que vous coûterait un salarié, même à temps partiel pour faire la paie.

Le prix par bulletin est inférieur pour une solution en ASP (autour de 3€), mais il convient d'ajouter les coûts des déclarations complémentaires et surtout le coût de l'assistance dont vous aurez besoin lors pour gérer les cas complexes : arrêt maladie etc..

*Généralement gratuit. Entre 200 et 400 € (dans certains cas).

Les avantages de l'externalisation de la paie

Peu ou pas de risque d'erreur.

Des paies systématiquement bonnes et à l'heure..

• Les risques d'erreurs disparaissent totalement ou presque ! L'externalisation de la paie inclut une veille de la législation liée à la paie.
• Les prestataires respectent les délais en évitant ainsi les retards vis-à-vis des organismes sociaux qui débouchent souvent sur de lourdes pénalités et optimisent les charges sociales.
• Vous ne dépendez pas d'un salarié qui risque de retarder votre paie s'il part en congé ou tombe en arrêt maladie.

Cette solution n'est pas nécessairement plus chère , dans bien des cas elle revient même moins cher que si vous le faites en interne, et ce pour 2 raisons :

• Gain de temps : le temps passé par un de vos salariés qui ne serait pas spécialisé dans la paie risque d'être important et peut finalement coûter cher.
• Éviter les erreurs : les erreurs coûtent cher (oubli de déductions, économies de charge, déclarations tardives engendrant des pénalités..).
• De plus, le prestataire engage sa responsabilité en cas d'erreurs suite aux contrôles URSSAF.

Aller au plus important :

• L'externalisation de la paie vous permet de recentrer vos moyens sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
• L'externalisation libère du temps pour gérer la formation, les entretiens, les relations sociales, etc.

Deux types de prestataires

Vous pouvez externaliser votre paie auprès

• De votre expert comptable :
  • Attention tous les experts comptables n'assurent pas la paie.
  • Les compétences sont différentes : votre comptable doit disposer d'une personne expérimentée en gestion de paie et qui se tient au courant de l'évolution de la législation.
• D'une société spécialisée en gestion de paie
  • Certaines sociétés se sont spécialisées dans la gestion de paie externalisée.
  • Elles n'assureront pas votre compta.
  • L'avantage : vous êtes sûr que votre paie sera parfaite et que vous ne raterez pas les dernières exonérations de charges. En effet, ces sociétés suivent de très près l'évolution de la législation.

Nous pouvons si vous le souhaitez vous mettre en relation avec un ou plusieurs spécialistes en externalisation de la paie qui pourront réaliser une étude gratuite de vos besoins et un devis.