Logiciel de paie

L'outil vous permettant d'effectuer la gestion de paie en interne.

Il existe trois principales options de gestion de paie : le faire en interne en achetant un logiciel de paie, l'externaliser à un spécialiste et une solution intermédiaire en ASP via internet. 

Principe du logiciel de paie

Vous achetez un logiciel à installer sur un ou plusieurs ordinateurs.

Avec le logiciel, vous devrez acheter les mises à jour et quelques jours de formation et d'assistance pour votre équipe.

Un logiciel de paye vous permet d'établir en interne une paie complète :

• Fiches de paie.
• Les déclarations obligatoires.
• L'état des charges, les congés payés, etc.

Vous saisissez chaque mois de manière autonome les données et imprimez les bulletins ou les déclarations.

Une fois terminé, vous éditez les fiches de paie.

Certains prestataires vous proposent une assistance par téléphone ou de visu, si vous avez des questions.

Notre conseil : optez pour un logiciel de paie compatible au format de votre logiciel de comptabilité ou à celui de votre expert-comptable pour plus de facilité.

Prix d'un logiciel de paie 

1500 à 2500€ d'investissement initial minimum + les mises à jour

Au-delà du prix du logiciel, vous devez prendre en compte le coût des mises à jour (les mises à jour sont très fréquentes en social. En moyenne, actuellement, une quinzaine par an), de la formation et bien sûr le coût homme de votre salarié qui établira la paie.

Attention, la formation est une formation au logiciel, pas à la gestion de paie.

Avantages du logiciel de paie

Une solution rentable à partir d'une certaine taille d'entreprise.

La gestion de la paie avec un logiciel présente tout d'abord les avantages d'une gestion de paie en interne :

• Vous gérez votre paie en autonomie sans dépendre de qui que ce soit.
• Vous avez accès à vos données 24h sur 24.

Ensuite, par rapport à l'autre option de gestion de paie en interne via l'abonnement à un système en ASP sur internet, le logiciel présente les avantages suivants :

• Une fois que vous avez acheté le logiciel, le coût annuel est faible (juste l'achat des mises à jour).
• Peut être une solution économique si vous avez suffisamment de salariés et si vous disposez en interne les compétences pour l'utiliser.

A partir de combien de salariés est-ce une solution rentable ?

C'est l'éternelle question qui n'a pas de réponse simple :

• En dessous de 20-25 salariés, faire la paie en interne n'est probablement pas justifié (sauf si vous avez déjà un salarié qui sait la faire et qui a le temps).
• Au dessus, vous pouvez vous poser la question, mais vous devrez calculer les coûts de solutions alternatives qui dépendent des caractéristiques de votre entreprise : bien sûr le nombre de salariés, mais aussi le nombre de recrutements, départs, arrêts maladie...

En savoir plus : comparatif gestion de paie.

Besoin d'expertise en interne et d'avantage de risque d'erreur

La condition si vous souhaitez faire votre paie en interne est d'avoir au moins une personne qui sache la faire et si possible deux.

Une formation des utilisateurs au logiciel est indispensable :

• Elle garantira une autonomie interne pour modifier des paramètres de paie jusqu'à un certain niveau (modification du calcul d'une prime, nouvelles modalités de décompte des absences, etc.) :
  • Il est prudent de former plusieurs personnes afin de pallier à toute absence ou démission, car la paie ne peut pas être différée ou reportée.

Enfin, comme aucun tiers ne contrôle l'utilisation que vous faites du logiciel, le risque d'erreur augmente :

• La personne qui fait votre paie devra se tenir au courant des évolutions de la législation (pas simple).
• Les erreurs peuvent coûter cher, dans un sens comme dans l'autre.
  • Si vous déclarez trop peu de charges, le redressement Urssaf peut vous coûter cher.
  • A l'inverse, vous pourriez payer trop de charges par méconnaissance des économies et déductions diverses à votre disposition.

Nous pouvons si vous le souhaitez vous mettre en relation avec un ou plusieurs spécialistes de logiciels de paie qui pourront réaliser une étude gratuite de vos besoins et un devis.